26. januar 2017

Slik sikrer du en vellykket kommunesammenslåing

Øistein Harsem

Øistein Harsem

Senior Associate, rådgivning
E-post: [email protected]
Telefon: +47 905 53 294

Det er når kommunesammenslåingen er et faktum, at den kompliserte delen av reformarbeidet starter. Her er tipsene som hjelper deg i prosessen.

Kommunikasjon, fremdrift, styring og kontroll er avgjørende for om kommunesammenslåingen oppleves som vellykket eller ikke. Med erfaringer fra gjennomførte og pågående sammenslåingsprosesser fra både Danmark og Norge, og veiledning og krav fra myndighetene, bør disse sentrale forholdene være på plass.

Les: Gode prosesser er avgjørende for et godt resultat

Organisering av gjennomføringsprosjektet

Sammenslåingskommunene må bruke tid på å bli enige om hvordan gjennomføringsprosjektet skal organiseres, inkludert roller og ansvarsfordeling mellom den politiske og administrative delen av prosjektorganisasjonen.

Fellesnemnda

Denne skal bestå av utnevnte politikere fra kommunene som skal inngå i den nye kommunen. Styrkeforholdet mellom kommunene skal det forhandles om. Fellesnemnda skal ansette intern prosjektleder for prosessen.

Administrasjonsutvalg

Fellesnemnda vil i saker om forhold mellom arbeidsgiver og arbeidstaker bli utvidet med tillitsvalgte.

Les også: Her er regjeringens økonomiske virkemidler til kommunesammenslåinger

Arbeidsutvalg

Fellesnemnda kan nedsette et eget arbeidsutvalg. Arbeidsutvalget kan få myndighet til å gjøre vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell art.

Utredningskomiteer

Enkelte spørsmål som skal utredes gjennom prosjektet, kan håndteres gjennom egne folkevalgte utredningskomiteer.

Les: Dette er milepælene i kommunereformen

Intern prosjektleder og intern prosjektorganisasjon

Den interne prosjektlederen vil vanligvis være ansatt for å lede gjennomføringsprosjektet og for å gå inn i stillingen som rådmann i den nye kommunen.

Les også: Den nye kommuneloven forklarer mer enn den forandrer

Viktige temaer å dekke gjennom prosjektorganisasjonen

Dagens kommunestruktur skal bestå frem til etableringen av den nye kommunen. Det er helt avgjørende at følgende områder blir dekket i denne prosessen:

  • Utredning av administrativ organisering: Det må utarbeides en ny organisasjonsmodell og etableres en metode for å beregne dimensjoneringen av de nye organisasjonsenhetene.
  • Arbeidsprosesser: Kartlegg hvilke løsninger for infrastruktur, maskinvare, operativsystem og fagsystemer som benyttes av kommunene i dag. Deretter må det besluttes hvilke systemer den nye kommunen skal benytte.
  • IKT-systemer: Fagsystemer det er kritisk for kommunen å ha på plass fra første dag:
    – Personalsystem
    – Økonomisystem
    – Sak- og arkivsystem
    – Fagsystemer, eksempelvis innenfor pleie og omsorg, helsestasjoner, skole, NAV og VAR

Det er også viktig å få etablert telefoni- og kommunikasjonsløsninger. Også en beredskapsplan for IKT må på plass dersom uønskede hendelser skulle oppstå.

Les også: Vestlandet får nytt superfylke

  • Personal: Det må fremforhandles en avtale med de tillitsvalgte om prosessen knyttet til håndtering av ansattes rettigheter. Pensjonsrettigheter, pensjonsforpliktelser og organisering av pensjonsordning må også avklares.
  • Juridiske forhold: Alle avtaler må gjennomgås, herunder avtaler med leverandører, tillatelser/konsesjoner og samarbeidsavtaler.
  • Økonomi: Det må utarbeides en ny, felles økonomimodell med kontoplan og kontodimensjoner for den nye kommunen. Budsjettet for det første året må utarbeides. Det må også utvikles en felles økonomistyring. Også nytt delegasjonsreglement og nye fullmaktstrukturer må utarbeides. Låneporteføljene må gjennomgås og reforhandles. Regnskapene i de nåværende kommunene må avsluttes tidsriktig og med en tilfredsstillende kvalitet.

Fylkesmennenes forslag: Antallet kommuner blir betraktelig redusert dersom det blir tvang

  • Arkiv: Det må utarbeides en ny arkivplan for kommunen, samt en plan for hvordan arkivene fra nåværende kommuner skal håndteres. Det må også avklares hvordan aktive saker skal overføres til den nye kommunen.
  • Flyttinger: Dette må planlegges og forberedes på en god måte.
  • Informasjon og kommunikasjon: Det er viktig å bygge en felles identitet og kjennskap til den nye kommunen. Derfor må man utarbeide felles grafisk profil samt informasjons- og kommunikasjonsplaner.

Fakta om kommunereformen

Alle landets kommuner ble høsten 2014 invitert til å starte prosesser for å avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabokommuner. Kommunene hadde frist på seg til å fatte vedtak om dette innen 1. juli 2016. I alt hadde 81 kommuner ved utgangen av oktober truffet et såkalt gjensidig vedtak om sammenslåing. Reformen er basert på frivillighet, men det åpnes for tvang i spesielle tilfeller. Hele reformen skal være på plass innen 1. januar 2020.

Skrevet av: Sven-Erik Antonsen og Øistein Harsem

Artikkelen er basert på innhold i BDOs publikasjon Innsikt: Utredning og analyse – Offentlig sektor. Du kan bestille publikasjonen her

DEL DETTE INNLEGGET: