17. februar 2017

Unngå fallgruvene ved omorganisering

Frank Olstad

Frank Olstad

Director
E-post: [email protected]
Telefon: +47 991 65 259

Omstilling og omorganisering er blitt en del av virkeligheten i offentlig sektor. Slik unngår du de vanligste fallgruvene.

Omorganisering er en krevende øvelse. Etter vår erfaring er det noen områder som det må rettes større oppmerksomhet mot for at prosessen skal kunne gjennomføres effektivt:

  • Sett opp en helhetlig plan som dekker alle områder og oppgaver. Del den inn i overkommelige delprosesser med rekkefølge og tidspunkt.
  • Etabler en ledelse som kan ta beslutninger.
  • Ingen omstilling kan gjennomføres effektivt uten omstillingsmidler.
  • Forskjellige offentlige virksomheter har forskjellig kultur og måter å organisere seg på.
  • Ikke undervurder kostnader og kompleksiteten som IKT kan skape.

Kommunereformen: Gode prosesser er avgjørende for et godt resultat

Ha en helhetlig plan

Planen må ha en inndeling i overkommelige delprosesser med rekkefølge og tidspunkt.

Skaff en beslutningsdyktig ledelse

En prosjekt- eller programledelse må ha myndighet og handlekraft til å realisere de målene som er satt.

  • Det er viktig å vurdere sammensetningen av programledelsen og partenes motivasjon og egenvilje.
  • Bruk et anerkjent rammeverk, som for eksempel PRINCE2®.
  • For å unngå en fastlåst programledelse, er det viktig at overdragende og overtakende part ikke er likt representert. Programledelsen må være beslutningsdyktig.
  • Er prosessen pålagt fra et høyere nivå i organisasjonen, kan en løsning være å ta med en eller flere representanter herfra som leder(e).
  • Ta høyde for forskjellige kulturer og yrkesstolthet ved etablering av prosjekt- og programledelse. Sørg for at beslutninger tas med distanse til enhetene.

Revisjonsbransjen: Vi må tørre å endre oss

Sørg for å ha nok omstillingsmidler

Omstilling har alltid en ekstra kostnad fordi det ikke er ordinær drift. Bruk av egne ansatte i en omstillingsprosess er også en kostnad. For lite omstillingsmidler kan etter vår erfaring føre til at man ikke kan velge de beste løsningene.

  • Sett alltid av noe i reserve til de uforutsette utfordringene som vil oppstå i prosessen.
  • Alle virksomheter har sin egen kultur og sine egne måter å løse arbeidsoppgaver på. Noen baserer seg for eksempel på spesialister, mens andre velger generalistene. Noen styrer alle funksjoner selv, mens andre igjen får hjelp utenfra. Avklar hvordan dette skal være i den nye virksomheten.
  • Sørg også for at både den overtakende og den overdragende enhet har ressurser til å løse sine nye oppgaver, også under prosessen.
  • Selv hele enheter som «bare» skal overdras, vil ha styringsstrukturer, personalpolitikk og IT-systemer som må tilpasses.

Les også: Omstilling krever god dialog

Pass på IKT-kostnadene

Start tidlig med planleggingen av endringen for støtte- og IKT-funksjoner slik at dette ikke kommer som en betydelig overraskelse mot slutten av prosessen.

Betydelige ressurser må ofte settes inn for å avklare rettigheter og eierforhold for disse. Flytting av IT-systemer er i seg selv også både dyrt, arbeidskrevende og risikofylt.

Virksomheter har også ofte forskjellige programvarer og løsninger. Det innebærer ytterligere kostnader.

Les også: Statoils omstilling gjør ansatte syke

Ikke undervurder kompleksiteten

Initiativene til oppstart av denne type prosesser kan komme fra mange hold, men felles for dem alle er at det er krevende prosesser hvor det er risiko for at kompleksiteten og utfordringene undervurderes.

Artikkelen er basert på innhold i BDOs publikasjon Innsikt: Utredning og analyse – Offentlig sektor. Du kan bestille publikasjonen her

Fakta om omstilling og arbeidsmiljø

Endrings- og omstillingsprosesser kan ha både positive og negative effekter for bedrifter og arbeidstakere.

Positive effekter av omstilling kan være:

  • læring og personlig utvikling
  • mer variert og interessant arbeid
  • økt ansvar og påvirkning
  • å sikre fremtidige arbeidsmuligheter

Negative effekter av omstilling kan være utrygghet og frykt for:

  • å miste jobben
  • at man ikke har nødvendig kunnskap til nye arbeidsoppgaver
  • at man ikke får nødvendig opplæring
  • at man ikke kan stole på det som blir sagt
  • å miste det gode arbeidsmiljøet

(Kilde: Arbeidstilsynet)

DEL DETTE INNLEGGET: