06. mars 2018

Digital oppbevaring av regnskapsmateriell: Dette må du være oppmerksom på

Gunhild Kveine

Gunhild Kveine

Partner og statsautorisert revisor
E-post: [email protected]
Telefon: +47 936 71 244

Digital oppbevaring av regnskapsmateriell er mer og mer vanlig. Vi vil her redegjøre for hva bokføringspliktige må være oppmerksomme på når de velger å oppbevare regnskapsmateriellet digitalt.

Hovedregel: Oppbevaring i minst fem år etter regnskapsårets slutt

Hovedregelen i bokføringsloven § 13 andre ledd er at oppbevaringspliktig regnskapsmateriell skal oppbevares i Norge i minst fem år etter regnskapsårets slutt. Regnskapsmateriellet skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Det er ikke krav til at det skal oppbevares på papir. Materiellet kan overføres til andre medier hvis muligheten til å etterprøve pliktig regnskapsrapportering ikke svekkes (for eksempel ved skanning til pdf eller lignende). Det skal kunne legges fram for kontrollmyndighetene i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør kontroll. Regnskapsmateriellet skal også være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.

Den bokføringspliktige kan oppbevare all regnskapsdokumentasjon elektronisk så lenge det oppbevares på et medium som gjør at materiellet er lesbart og kan skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.

Vi gjør også oppmerksom på at bokførte opplysninger som er tilgjengelige elektronisk, skal være elektronisk tilgjengelig i 3,5 år etter regnskapsårets slutt.

Som nevnt over er hovedregelen at regnskapsmateriell skal oppbevares i Norge. Dette betyr at også regnskapsmateriell som lagres elektronisk skal oppbevares på servere som fysisk befinner seg i Norge. Det er samtidig i bokføringsforskriften § 7-5 gitt adgang til å oppbevare elektronisk regnskapsmateriell i andre EØS-stater. Skattedirektoratet er gitt myndighet til å bestemme hvilke EØS-land som til enhver tid tilfredsstiller kravene til elektronisk oppbevaring.

Oppbevaring utenfor Norge, men i Norden

Skattedirektoratet har i forskrift bestemt at bokføringspliktige kan oppbevare elektronisk regnskapsmateriell i de nordiske landene (Danmark, Sverige, Finland og Island) uten å måtte søke om dispensasjon. Det må likevel sendes en skriftlig melding til Skattedirektoratet. I denne meldingen skal følgende opplysninger med:

  • Hvilke deler av det elektroniske regnskapsmateriellet som oppbevares i utlandet, spesifikasjoner, type dokumentasjon osv.
  • Selskapsnavn og adresse til det stedet regnskapsmateriellet skal lagres i utlandet, dvs. stedet der serveren er plassert. Senere endringer i oppbevaringssted må tilsvarende meldes til Skattedirektoratet.
  • Hvordan kontrollmyndighetene til enhver tid kan få adgang til regnskapsmateriellet. Det kan være opplysning om aktuell forretningsadresse i Norge, hvor terminal og nødvendige passord befinner seg.

Krav til søknad for oppbevaring utenfor Norden

Bokføringspliktige som vil oppbevare regnskapsmateriell i andre land enn de nordiske, må søke i henhold til bokføringslovens § 13 femte ledd søke om dispensasjon. Skattedirektoratet har i denne artikkelen listet at en søknad om dispensasjon må inneholde følgende opplysninger:

  • Den bokføringspliktiges navn og organisasjonsnummer
  • En begrunnelse for søknaden
  • Kort om hvilket regnskapsmateriell det søkes dispensasjon for
  • Opplysninger om hovedselskapet eller andre selskap som er involvert i oppbevaringen av regnskapsmateriellet i utlandet
  • Selskapsnavn og adresse til det stedet regnskapsmaterellet skal lagres i utlandet (serverplassering)
  • Adresse og kontaktperson i utlandet som skattemyndighetene kan kontaktes for å få adgang til nødvendige passord for å logge seg på en webløsning
  • Opplysning om hvilket språk som benyttes i spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering og dokumentasjon av kontrollsporet

Oppsummert

Dette er altså hovedreglene som den bokføringspliktige må forholde seg til når det gjelder oppbevaring av regnskapsmateriellet. Det betyr at hvis du velger å oppbevare regnskapsmateriellet elektronisk, så må du som bokføringspliktig undersøke hvor serveren som brukes til lagring faktisk er plassert. Er serveren plassert i Norden må det sendes melding til Skattedirektoratet, og er serveren plassert i et annet land enn de nordiske må det søkes Skattedirektoratet om dispensasjon. Det er viktig å merke seg at også om den bokføringspliktige velger å bruke ekstern regnskapsfører, så er det nødvendig å sjekke hvor serveren står plassert, og eventuelt søke om dispensasjon/gi melding til Skattedirektoratet hvis serveren ikke står plassert i Norge.

Kontakt oss gjerne om du har spørsmål til dette

DEL DETTE INNLEGGET: