22. mars 2018

Slik kan du styre og kontrollere IT-kostnadene

Saqib Mushtaq

Saqib Mushtaq

Rådgiver, IT-risikotjenester
E-post: [email protected]
Telefon: +47 994 53 915

I starten av 2018 var det vanskelig å unngå følgende alarmerende overskrifter i nyhetsbildet:

«Banker melder seg ut av EIKA Alliansen i kostnadsprotest»
– Banker i EIKA Alliansen ser seg nødt til å gå til oppsigelse av Eika-avtalen for å få bukt med høye IT-kostnader som hemmer investeringer i ny teknologi for å være like gode på fremtidens digitale løsninger som resten av markedet.

«Telenor varsler stor nedbemanning i teknologidivisjonen»
– For å lede an i det digitale skiftet i en stadig tøffere konkurransesituasjon gjennomgår Telenor Norge en omorganisering, der om lag 115 årsverk skal bort og de største endringene skjer innen IT.

«Effektivisering av helse-IKT økte kostnadene med 80 prosent»
– Folkehelseinstituttets IT-utgifter økte med 80 prosent etter at regjeringen innførte tiltak som skulle effektivisere helseforvaltningen.

«Helse Sør-Øst må betale 280 millioner til leverandør etter IKT-skandalen»
– Perioden leverandøren DXC har vært inne i bildet, fra oktober 2016 og fram til mai 2017, har kostet Helse Sør-Øst hele 56 millioner kroner i måneden i perioden. I tillegg betales det 4 millioner kroner per måned for leasing av utstyr, lisenser og lignende frem til avgjørelse om hva som skal gjøres med avtalen foreligger.

Hva forteller disse overskriftene oss, egentlig?

Digitalisering og innføring av ny teknologi muliggjør definitivt nye, og mer effektive, måter å jobbe på. Teknologiutviklingen går rasende fort, og adapsjonen går også mye fortere enn før. Heldigvis. Selskaper som leder an i det digitale skiftet evner å utnytte teknologi som et konkurransefortrinn, og/eller de har endret seg i takt med teknologien. Dette fordrer en betydelig økning i IT-ressurser for norske selskaper. De kommer ofte til kort når det gjelder å ha nok midler til å investere i den nødvendige teknologien i et stadig tøffere og tilspisset konkurranseklima.

Så, hvordan få bukt med en stadig høyere kostnadsbase, samtidig som du skal være frampå i den teknologiske utviklingen OG være like godt posisjonert digitalt som resten av markedet? Det krever en endring i måte å jobbe på, i tillegg til å redusere kostnader.

Derfor bør du optimalisere IT-kostnadene

En gjennomgang av IT-kostnadene i et optimaliseringsøyemed gir oversikt over kostnadsbildet i virksomheten, og den identifiserer de viktigste kostnadsdriverne. Det gjør at du som beslutningstaker har grunnlag for å foreta riktige beslutninger uten at det går utover det langsiktige vekstpotensialet. Det muliggjør også omfordeling av midler. Gjennom en slik kostnadsoptimalisering kan virksomheten oppnå økt styring og kontroll på IT-kostnadene: En kritisk suksessfaktor for en effektiv IT-organisasjon. Dette styrker virksomheters posisjon i en stadig tøffere konkurransesituasjon. Virksomheten vil i all hovedsak være i stand til å møte teknologisk utvikling, endring i rammebetingelser og nye behov fra kunder på en bedre måte.

Fire effektive tiltak

Vi har identifisert fire forholdsvis enkle og effektive tiltak som kan hjelpe både store og små virksomheter med å bedre styre og kontrollere IT-kostnadene sine, redusere tidsbruk og oppnå besparelser. Felles for alle tiltakene er at de er strategiske og LEAN av natur, beslutninger som foretas er forankret i verdiskaping for virksomheten, kutt i kostnader blir foretatt selektivt, og det tas sikte mot langsiktige initiativer og resultater. Noen av besparelsene er umiddelbare, mens andre kommer til gradvis.

Slik kommer du i gang:

1) Innfør en IT-økonomistyringsfunksjon. Funksjonen styrer og kontrollerer bruken av IT-ressurser og -aktiviteter gjennom å justere IT-kostnadene til forretningsenhetene.
Prosessen med å kartlegge og åpne opp rundt forbruk, hjelper virksomheten med å effektivt styre etterspørselen i henhold til, og kontroll av, IT-ressurser og -aktiviteter. På den måten får beslutningstakere som IT-ledelsen, bedriftsledere og CFO Office et godt beslutningsgrunnlag.

2) Ta i bruk Zero Based Budgeting som budsjetteringsmetode for økt styring og kontroll av IT-budsjettet og IT-driftskostnadene.
Ved å planlegge budsjetter nøye for hver periode, vil IT-organisasjonen være i stand til å tilpasse seg endringer med mindre innsats, på kortere tid.

3) Behovsstyre IT-anskaffelsene og effektivisere styring av leverandører.
Ved å forbedre relasjonen med leverandører, samt redusere forbruket av antall leverandører, kan du oppnå besparelser. Noen tips til å forbedre relasjoner med leverandørene som sikrer kvalitetstjenester, tidsbesparende og effektive prosesser:
a. Opprett kanaler for konsekvent kommunikasjon: Kanaler som gjør deling av dokumenter etc både mellom interne team og eksterne team enkelt og smidig.
b. Ved tvist, fordele skyld jevnt mellom virksomheten og leverandør. I stedet for å peke fingre på leverandører og deres prosesser om noe går galt, er det viktig å se på situasjonen fra begge sider, og åpne opp for samtale rundt tvisten slik at denne kan løses på en smidig måte.
c. Vær bevisst at du mest sannsynlig ikke er leverandørens eneste kunde. Ha tålmodighet om ikke dine behov møtes umiddelbart.
d. Bygge tillit ved å etablere åpenhet gjennom bruk av teknologi. For eksempel: Integrert «Procure to Pay», en fellesportal mellom virksomheten og leverandør for tilgang til sanntidsinformasjon relatert til anskaffelser.

4) Gjennomgang av systemportefølje med det formål å redusere størrelsen på applikasjonsporteføljen.
Det utføres ved konsolideringer, inn- og utfasing av applikasjoner og tilhørende infrastruktur. Du oppnår forbedringer i virksomhetens drift gjennom en LEAN’ere systemportefølje.

Vær tålmodig, tilpasning tar tid. Gevinstene kommer.

Erfaring viser at selv om virksomheter gjennomfører kostnadsoptimaliseringsprogrammer, tar det noe tid før organisasjonen tilpasses, og effekten oppstår. Selskapets ansatte har over tid tilpasset seg de gjeldende kostnadsrammene. Det er derfor behov for en modningsperiode for virksomheten. Er ledelsen tydelig nok i sitt budskap, kommer imidlertid effektene raskere. Det kan nok virke som krevende tiltak og tilhørende endringsarbeid som må innføres, men disse metodene sikrer frigjøring av midler som kan resultere i både kortsiktige og langsiktige kostnadsbesparelser. Disse kan igjen brukes til å finansiere eksempelvis teknologiske initiativ.

Gjennom disse tiltakene kan du maksimere IT-budsjettene OG få bedre styring og kontroll over IT kostnadene dine.

Kontakt oss gjerne om du har spørsmål rundt dette

DEL DETTE INNLEGGET: